Como criar um novo modelo de documento
Crie modelos de documentos personalizados para padronizar arquivos utilizados pela empresa, como contratos, declarações ou acordos, facilitando o preenchimento automático com dados do sistema.
⏱️ Tempo estimado: 3 a 5 minutos
______________________________________________________________________________________
1. Acessar o módulo de Documentos
Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos
2. Criar o documento utilizando a planilha de variáveis
Para que os dados sejam preenchidos automaticamente, é necessário utilizar a planilha de variáveis para vinculação ao sistema.
- Baixe a lista de variáveis disponibilizada através deste link.
- Localize na planilha as variáveis que deseja utilizar (ex: nome do colaborador, CPF, cargo, empresa, data de admissão, etc.).
- Copie as variáveis desejadas e as insira no documento, nos locais onde as informações devem aparecer.
Exemplo:
- ${dados-pessoais#nome-completo} → Nome do colaborador
- ${cpf#numero} → CPF do colaborador
- ${cargos-e-salarios#cargo} → Cargo do colaborador
Quando o documento for gerado, o sistema substituirá automaticamente essas variáveis pelos dados do colaborador cadastrados no sistema.
3. Criar e parametrizar um novo modelo
Selecione a opção Modelos de Documento para enviar o arquivo que será utilizado como modelo.
Em seguida, clique em Novo modelo.
4. Enviar o arquivo do modelo
Faça o upload do documento que será utilizado como modelo (ex: contrato, termo ou declaração).
Preencha as informações solicitadas, como:
- Nome do modelo (obrigatório)
- Arquivo do documento - formato .docx (obrigatório)
- Aplicabilidade (quais colaboradores estarão vinculados ao documento)
- Cargos, Áreas, Vínculos e Centros de Custo (permite filtrar a quais colaboradores será destinado o documento)
- Signatários adicionais (neste campo será definido um signatário para também registro de assinatura - líder, RH, direção da empresa, etc)
Após o envio do arquivo e o preenchimento das informações, clique em Criar modelo.
Após criar o modelo, ele poderá ser utilizado na aba Gestão de Documentos, através da opção Gerar a partir de modelos, para criar documentos automaticamente para os colaboradores.
