Como enviar documentos para assinatura eletrônica

O envio para assinatura eletrônica permite que os documentos sejam assinados digitalmente pelos signatários definidos, através de uma plataforma integrada.

⏱️ Tempo estimado: 2 a 4 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Iniciar a geração do documento

No campo “Gestão de Documentos”, clique em Novo documento.

Selecione a opção Gerar a partir de modelos.

3. Selecionar os colaboradores

Escolha o colaborador ou os colaboradores para os quais o documento será gerado.

O sistema utilizará as variáveis configuradas no modelo para preencher automaticamente os dados do colaborador no documento.

📌 Dicas Kiip: 

No campo “Nome completo”, utilize a caixa de seleção disponível para marcar todos os colaboradores de uma só vez, facilitando a geração de documentos em massa.

4. Selecionar o modelo do documento

Escolha o modelo de documento que será utilizado.

Os modelos disponíveis são aqueles previamente cadastrados na aba Modelos de Documento.

5. Escolher a opção de assinatura eletrônica

Na etapa Opções, selecione "Gerar e enviar para assinatura eletrônica".

Essa opção fará com que o documento seja gerado e enviado automaticamente para assinatura através da plataforma integrada.

6. Configurar as opções de envio para assinatura

Após selecionar a opção Gerar e enviar para assinatura eletrônica, será necessário definir as configurações de envio do documento.

• Canal de envio

Defina como os signatários receberão o documento para assinatura.

➡️ Signatário principal (Colaborador):

- Enviar por WhatsApp

- Enviar por E-mail

➡️ Signatários adicionais:

- Enviar por WhatsApp

- Enviar por E-mail

• Ordem de envio

Defina como o documento será encaminhado para os signatários.

✔️ Enviar para todos ao mesmo tempo
Todos os signatários receberão o documento simultaneamente para assinatura.

✔️ Enviar um por vez
Os documentos serão enviados primeiro aos signatários adicionais, seguindo a ordem cadastrada no modelo.
Nessa opção, o signatário principal (colaborador) realizará a assinatura por último.

📌 Dicas Kiip:

• Utilize a opção "Enviar um por vez" quando houver necessidade de seguir uma ordem específica de assinatura, como em contratos que precisam ser assinados primeiro pela empresa e depois pelo colaborador.
• Certifique-se de que o número do WhatsApp e o e-mail cadastrado foi digitado corretamente. Caso estes dados de contato precisem ser atualizados, será necessário reenviar o documento para a assinatura após a atualização.