⏱️ Tempo estimado: 1 a 2 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Localizar o documento pendente de assinatura

Utilize os filtros ou a busca pelo colaborador para localizar o documento com o status “Aguardando assinatura”.

3. Selecionar o documento

No campo “Ações”, clique no ícone para abrir a lista de pendências para envio do lembrete de assinatura.

4. Enviar lembrete

Após realizar a abertura, selecione a opção “Enviar lembrete”.

O sistema enviará uma nova notificação aos signatários pendentes.

⏱️ Tempo estimado: 2 a 4 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Localizar o documento pendente de assinatura

Utilize os filtros ou a busca pelo colaborador para localizar o documento com o status “Aguardando assinatura”.

3. Utilizar ações em massa

Após selecionar os documentos, selecione os colaboradores que deverão ter os documentos assinados em massa.

Clique em “Ações em massa”, em seguida, selecione a opção Assinar automaticamente.

Confirme a operação para que o sistema realize a assinatura automática dos documentos selecionados.

📌 Dica Kiip:

• A assinatura automática só será realizada para signatários configurados com essa opção no modelo do documento. Caso existam outros signatários, o documento continuará aguardando as demais assinaturas.

⏱️ Tempo estimado: 2 a 4 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Localizar o documento pendente

Utilize os filtros ou a busca pelo colaborador para localizar o documento com o status “Pendente de informações”.

3. Verificar as informações faltantes

No campo “Ações”, clique no ícone sinalizando a pendência. 

Verifique quais informações ou variáveis não foram preenchidas, como por exemplo:

• Dados do colaborador
  
• Informações do cargo
  
• Campos obrigatórios utilizados no modelo do documento
  
  

Após clicar no ícone, serão apresentadas as pendências encontradas no cadastro do colaborador que precisam ser ajustadas. 

Clicando em “Editar perfil do colaborador”, você será redirecionado para o cadastro do colaborador, onde deverão ser realizados os ajustes necessários. 

4. Atualização do documento

Após preencher as informações faltantes no cadastro do colaborador ou da empresa, o status do documento será atualizado automaticamente para “Pronto para download”.

📌 Dicas Kiip:

• Esse status geralmente ocorre quando o modelo do documento utiliza variáveis que não possuem informações preenchidas no cadastro do colaborador ou da empresa. Certifique-se de que todos os campos necessários estejam completos antes de gerar o documento novamente.
• Caso o campo em questão não deva ser considerado como obrigatório para geração do contrato, basta editar o modelo do documento inserindo “@” ao final da variável, como por exemplo: ${cpf#numero@}. Para ter mais informações sobre a edição de modelos de documentos, acesse aqui.

⏱️ Tempo estimado: 2 a 4 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Iniciar a geração do documento

No campo “Gestão de Documentos”, clique em Novo documento.

Selecione a opção Gerar a partir de modelos.

3. Selecionar os colaboradores

Escolha o colaborador ou os colaboradores para os quais o documento será gerado.

O sistema utilizará as variáveis configuradas no modelo para preencher automaticamente os dados do colaborador no documento.

📌 Dicas Kiip: 

No campo “Nome completo”, utilize a caixa de seleção disponível para marcar todos os colaboradores de uma só vez, facilitando a geração de documentos em massa.

4. Selecionar o modelo do documento

Escolha o modelo de documento que será utilizado.

Os modelos disponíveis são aqueles previamente cadastrados na aba Modelos de Documento.

5. Escolher a opção de assinatura eletrônica

Na etapa Opções, selecione "Gerar e enviar para assinatura eletrônica".

Essa opção fará com que o documento seja gerado e enviado automaticamente para assinatura através da plataforma integrada.

6. Configurar as opções de envio para assinatura

Após selecionar a opção Gerar e enviar para assinatura eletrônica, será necessário definir as configurações de envio do documento.

• Canal de envio

Defina como os signatários receberão o documento para assinatura.

➡️ Signatário principal (Colaborador):

- Enviar por WhatsApp

- Enviar por E-mail

➡️ Signatários adicionais:

- Enviar por WhatsApp

- Enviar por E-mail

• Ordem de envio

Defina como o documento será encaminhado para os signatários.

✔️ Enviar para todos ao mesmo tempo
Todos os signatários receberão o documento simultaneamente para assinatura.

✔️ Enviar um por vez
Os documentos serão enviados primeiro aos signatários adicionais, seguindo a ordem cadastrada no modelo.
Nessa opção, o signatário principal (colaborador) realizará a assinatura por último.

📌 Dicas Kiip:

• Utilize a opção "Enviar um por vez" quando houver necessidade de seguir uma ordem específica de assinatura, como em contratos que precisam ser assinados primeiro pela empresa e depois pelo colaborador.
• Certifique-se de que o número do WhatsApp e o e-mail cadastrado foi digitado corretamente. Caso estes dados de contato precisem ser atualizados, será necessário reenviar o documento para a assinatura após a atualização.

⏱️ Tempo estimado: 3 a 5 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Iniciar a geração do documento

No campo “Gestão de Documentos”, clique em Novo documento.

Selecione a opção Gerar a partir de modelos.

3. Selecionar os colaboradores

Escolha o colaborador ou os colaboradores para os quais o documento será gerado.

O sistema utilizará as variáveis configuradas no modelo para preencher automaticamente os dados do colaborador no documento.

📌 Dicas Kiip: 

No campo “Nome completo”, utilize a caixa de seleção disponível para marcar todos os colaboradores de uma só vez, facilitando a geração de documentos em massa.

4. Selecionar o modelo do documento

Escolha o modelo de documento que será utilizado.

Os modelos disponíveis são aqueles previamente cadastrados na aba Modelos de Documento.

5. Definir a forma de geração do documento

Após selecionar o modelo, será exibida a etapa Opções, onde você deverá escolher como o documento será gerado. Selecione uma das opções:

• Apenas gerar documento (O documento será gerado e disponibilizado para download).
• Gerar e enviar para assinatura eletrônica (O documento será gerado e enviado automaticamente para assinatura através do e-mail).

Após escolher a opção desejada, clique em Gerar documentos.

⏱️ Tempo estimado: 2 a 4 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Localizar e editar documentos

Clique em Modelos de Documento, em seguida, localize o documento em que deseja definir os signatários responsáveis pelas assinaturas, e clique no botão de edição.

3. Definir os signatários

Durante a edição do modelo, selecione os signatários responsáveis pela assinatura do documento.

Os signatários podem incluir, por exemplo:

• Líder do colaborador
• Representantes da empresa
• Outros responsáveis definidos no fluxo de assinatura

Caso necessário, também é possível definir a ordem de assinatura entre os participantes.

4. Salvar as configurações

Após definir os signatários, clique em “Salvar alterações” para aplicá-las ao modelo.

Assim, sempre que um documento for gerado a partir desse modelo, os signatários definidos serão automaticamente incluídos no processo de assinatura.

⚠️ Observação Importante:

Os signatários devem possuir e-mail ou número de celular válido cadastrado, pois o sistema enviará automaticamente o link para assinatura eletrônica do documento. Caso estes dados de contato venham a ser atualizados, será necessário um novo envio do documento.

⏱️ Tempo estimado: 3 a 5 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Localizar o modelo para alteração 

Através do campo Modelos de Documento, localize o modelo em que deseja realizar a modificação e realize o download.

3. Atualizar o modelo no sistema

Após realizar a alteração/inclusão das variáveis, retorne ao campo Modelos de Documento na plataforma.

Localize o mesmo modelo, clique em Editar e faça o upload do arquivo atualizado, no formato .docx.

4. Salvar as alterações

Após enviar o novo arquivo, clique em Salvar.

O modelo será atualizado e poderá ser utilizado na geração de novos documentos.

⚠️ Observação Importante:

A alteração de um modelo não modifica documentos que já foram gerados anteriormente. As mudanças serão aplicadas apenas aos novos documentos criados a partir do modelo atualizado.

⏱️ Tempo estimado: 3 a 5 minutos

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1. Acessar o módulo de Documentos

Acesse o menu de gestão Kiip > Documentos 

2. Criar o documento utilizando a planilha de variáveis

Para que os dados sejam preenchidos automaticamente, é necessário utilizar a planilha de variáveis para vinculação ao sistema.

1. Baixe a lista de variáveis disponibilizada através deste link.
   
   
2. Localize na planilha as variáveis que deseja utilizar (ex: nome do colaborador, CPF, cargo, empresa, data de admissão, etc.).
   
   
3. Copie as variáveis desejadas e as insira no documento, nos locais onde as informações devem aparecer.
   
   

Exemplo:

• ${dados-pessoais#nome-completo} → Nome do colaborador
  
  
• ${cpf#numero} → CPF do colaborador
  
  
• ${cargos-e-salarios#cargo} → Cargo do colaborador

Quando o documento for gerado, o sistema substituirá automaticamente essas variáveis pelos dados do colaborador cadastrados no sistema.

3. Criar e parametrizar um novo modelo

Selecione a opção Modelos de Documento para enviar o arquivo que será utilizado como modelo.

Em seguida, clique em Novo modelo.

4. Enviar o arquivo do modelo

Faça o upload do documento que será utilizado como modelo (ex: contrato, termo ou declaração).

Preencha as informações solicitadas, como:

• Nome do modelo (obrigatório)
• Arquivo do documento - formato .docx (obrigatório)
• Aplicabilidade (quais colaboradores estarão vinculados ao documento)
• Cargos, Áreas, Vínculos e Centros de Custo (permite filtrar a quais colaboradores será destinado o documento)
• Signatários adicionais (neste campo será definido um signatário para também registro de assinatura - líder, RH, direção da empresa, etc)
  
  

Após o envio do arquivo e o preenchimento das informações, clique em Criar modelo.

Após criar o modelo, ele poderá ser utilizado na aba Gestão de Documentos, através da opção Gerar a partir de modelos, para criar documentos automaticamente para os colaboradores.